Les événements sont conçus pour créer de l’enthousiasme et renforcer le sentiment d’appartenance autour de moments partagés au bureau. Que ce soit pour une session brainstorming, un déjeuner d'équipe ou une célébration de fin d'année, les événements encouragent les retours sur site, boostent l’engagement et rendent la présence au bureau plus attrayante.
- Qu’est-ce qu’un événement ?
- Créer un événement
- Gérer qui peut créer des événements
- Répondre à un événement
- Notifications & intégration au calendrier
- Idées d’événements
1. Qu’est-ce qu’un événement ?
Un événement deskbird est une activité planifiée au bureau, visible dans le calendrier de vos collègues et intégrée à leur planning. Les événements apparaissent :
- dans le fil d’actualité sous « Planning »,
- dans le calendrier via l’icône 🎉,
- et dans la vue Tous les évènements.
Chaque événement inclut une date, un lieu, une description, un ou plusieurs organisateurs et une liste d'invités.
2. Créer un événement
Depuis le fil d’actualité
Si vous avez l’autorisation de créer des événements, vous verrez un bouton + à côté de 🎉 Afficher tous les événements à venir. Cliquez dessus pour ouvrir le formulaire Ajouter un événement.
Vous pouvez alors :
- donner un nom à l’événement,
- définir une date et une heure,
- choisir les invités (groupes spécifiques ou tout le bureau),
- indiquer le lieu,
- ajouter des infos supplémentaires (par exemple : “Pensez à apporter votre ordinateur !”),
- décider si vous souhaitez notifier les utilisateurs par email et/ou autoriser les réponses (RSVP).
Il est désormais possible de définir un nombre maximum de participants lors de la création d’un événement. Une fois la limite atteinte, aucune nouvelle réponse ne sera acceptée, et les utilisateurs verront que l’événement est complet. Cela transforme chaque événement en liste d’inscription avec nombre de places limité, idéale pour les activités à capacité réduite comme les ateliers ou les déjeuners d’équipe.
Une fois publié, l’événement est visible pour les personnes invitées.
Depuis l’Admin Panel (pour les admins)
Accès via : Admin → Effectifs → Événements
Cliquez sur Ajouter un événement. Le formulaire est identique à celui du fil d’actualité.
3. Gérer qui peut créer des événements
Accès aux événements par rôle
Les Global Admins et les Office Admins peuvent toujours créer des événements.
Les Global Admins peuvent accorder ce droit à d'autres rôles :
- Responsables de groupe (Group managers)
-
Managers
-
Utilisateurs standards
🔧 Accès : Admin Panel → Effectifs → Événements → Role permissions
Disponibilité selon la plateforme
| Plateforme | Création | Consultation | Réponse |
| Web app | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| App MS Teams | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| iOS & Android | ❌ Non | ✅ Oui | ✅ Oui |
4. Répondre à un événement
Chaque utilisateur invité peut indiquer sa participation directement via le fil d’actualité ou depuis la vue Tous les évènements.
Les réponses disponibles :
-
Oui
-
Peut-être
-
Non
La réponse de chaque utilisateur est visible dans le détail de l’événement, ainsi que le statut de participation.
5. Notifications & intégration au calendrier
Emails
Par défaut, les invités reçoivent un email lorsqu’un événement est créé ou modifié. L’organisateur peut désactiver cette option à tout moment.
Calendriers
Si votre synchronisation Google ou Microsoft est activée, deskbird ajoute automatiquement l’événement à votre calendrier :
- ✅ Réponse “Oui” → l’événement est marqué comme Occupé.
- 🤔 “Peut-être” → Libre.
- ❌ “Non” → l’événement est supprimé du calendrier.
Une pièce jointe .ics est également envoyée dans l’email de confirmation pour l’ajouter manuellement si besoin.
6. Idées d’événements
Voici quelques idées pour inspirer vos événements internes :
- 🍕 Événements sociaux : afterworks, anniversaires, fêtes d’équipe.
- 📚 Sessions d’équipe : ateliers collaboratifs, réunions de lancement.
- ☕ Moments d’échange : petits-déjeuners, pauses café entre équipes.
- 🧘 Bien-être : yoga, séances de respiration, conseils santé mentale.
- 📣 Annonces internes : utilisez un événement sans RSVP pour transmettre des infos importantes.
💡 Conseil : des événements réguliers et engageants boostent la présence au bureau !