Notre intégration de synchronisation de calendrier permet aux utilisateurs de synchroniser le statut du planning deskbird avec leurs calendriers Google et Microsoft, ainsi que vos salles de réunion.
- Configurer la synchronisation du calendrier
- Autorisations requises par Microsoft
- Autorisations requises par Google
- Synchronisation du lieu de travail avec le calendrier Microsoft/Google
- Synchronisation des salles de réunion
1. Configurer la synchronisation du calendrier
Accédez au panneau d'administration et choisissez la section Intégrations.
Ici, vous pouvez synchroniser votre calendrier en cliquant sur Connecter. Vous pouvez choisir entre Microsoft ou Google. Veuillez noter que les droits d'administrateur global au sein de Google et Microsoft Entra ID sont nécessaires pour configurer cette synchronisation.
Connectez-vous via votre compte Microsoft (2) ou Google (3), accordez les autorisations demandées et suivez les étapes restantes.
💡 La multi-location (Multi-Tenancy) est disponible pour la synchronisation des salles de réunion avec notre offre Rooms Enterprise. Vous pouvez ajouter à la fois des tenants Microsoft et Google pour répondre à tous vos besoins. Pour ce faire, cliquez sur Mise à jour de la synchronisation sur la page des intégrations, puis ajoutez un autre tenant en suivant les étapes décrites ci-dessous.
2. Autorisations requises par Microsoft
Les autorisations requises sont les suivantes :
- places.read.all: Permet à deskbird de lire les informations des espaces de l'entreprise (salles de réunion et listes de salles) pour les événements de calendrier et d'autres applications. Ces informations sont, par exemple, nécessaires pour importer des salles de réunion dans la section admin de deskbird.
- calendars.readwrite: Permet à deskbird de créer, lire, mettre à jour et supprimer des événements de tous les calendriers. Pour garantir que les calendriers des salles soient synchronisés entre deskbird et Microsoft Exchange, cette exigence est cruciale.
- Le type d'autorisation est application, ce qui signifie que deskbird accède à l'API Graph directement en tant qu'application elle-même.
Restriction de la portée des autorisations à l'aide d'une politique d'accès aux applications
L'application de synchronisation de calendrier deskbird peut être restreinte dans ses autorisations pour n'accéder qu'aux calendriers de certaines salles de réunion sélectionnées. Cela peut être fait en appliquant une politique d'accès aux applications.
Le processus d'installation est décrit dans le guide joint que vous trouverez en bas de l'article.
3. Autorisations requises par Google
Depuis la console d'administration de votre domaine Google Workspace (assurez-vous d'être connecté en tant qu'utilisateur super administrateur), allez dans Menu principal > Sécurité > Contrôle d'accès et des données > Contrôles API.
- Dans le volet Délégation à l'échelle du domaine, sélectionnez Gérer la délégation à l'échelle du domaine. Cliquez sur Ajouter nouveau.
- Dans le champ ID Client, entrez l'ID client (108092835268664080778).
- Dans le champ Scopes OAuth, entrez ces valeurs une par une (la liste des scopes peut être modifiée) :
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonlyhttps://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonlyhttps://www.googleapis.com/auth/userinfo.emailhttps://www.googleapis.com/auth/calendar.events
- Cliquez sur Autoriser
Connectez Google Workspace avec l'entreprise deskbird
- Cliquez sur le bouton Connecter.
- Depuis la fenêtre contextuelle de connexion Google, choisissez votre compte ou saisissez-en un nouveau.
- Consentez à toutes les scopes demandées :
4. Synchronisation du lieu de travail avec le calendrier Microsoft/Google
Notre intégration "Calendar sync" permet aux utilisateurs de synchroniser le statut du planning deskbird avec leurs calendriers Google et Microsoft.
Lorsque les utilisateurs sélectionnent leur statut sur deskbird (Bureau, Télétravail, Absent, etc.) ou enregistrent une absence dans le système RH, ces informations se reflètent automatiquement dans leurs calendriers Microsoft ou Google.
Comment le configurer ?
Accédez au panneau d'administration, sélectionnez Intégrations et synchronisez votre Calendrier en cliquant sur Connecter. Suivez les instructions expliquées dans (1). Veuillez noter que des droits d'administrateur global sont nécessaires au sein de votre ID d'entreprise Google ou Microsoft pour configurer la synchronisation du calendrier.
Connectez-vous via votre compte Google ou Microsoft, accordez les autorisations demandées et suivez les étapes indiquées dans la fenêtre contextuelle.
💡 Veuillez noter que pour configurer cette intégration, vous devez le faire via l'application web deskbird en utilisant un navigateur (Chrome, Edge, Safari, etc.), et non dans l'environnement Microsoft Teams.
💡 La connexion se fait via API.
💡 Il est possible de connecter un seul calendrier (Microsoft ou Google) à la fois.
💡La synchronisation est actuellement unidirectionnelle. Cela signifie que la synchronisation fonctionne lorsque vous définissez d'abord un statut sur deskbird, puis qu'il est reflété dans les calendriers.
Synchronisation des absences via SIRH et deskbird
Après avoir configuré l'intégration en suivant le paragraphe précédent, nous avons encore un tour dans notre sac si vous utilisez une intégration SIRH. Lorsque les utilisateurs enregistrent leur absence dans le système RH adopté par l'entreprise (par exemple, Personio), le statut d'absence (suppression/création/mises à jour) est synchronisé avec deskbird et ensuite reflété dans le calendrier. Cela signifie que le flux d'informations suit ce chemin : SIRH > deskbird > Calendriers des utilisateurs avec connexion SIRH.
À quoi cela ressemble-t-il pour les utilisateurs ?
Pour que cette fonctionnalité fonctionne, les utilisateurs doivent sélectionner leur statut dans la section Calendrier de l'application deskbird.
Lorsqu'ils sélectionnent un statut (Bureau, Télétravail, Absent, etc.) sur deskbird, celui-ci se répercute et devient visible dans leurs calendriers également. En particulier, Outlook affiche les statuts comme des événements sur toute la journée ; Google Agenda les affiche comme des entrées de lieu de travail.
Différents statuts, différents types d'événements dans le calendrier
En tant qu'administrateur, vous savez probablement qu'il existe des statuts standard comme "Bureau" et des statuts que nous pouvons personnaliser selon les besoins. Voici à quoi ils ressembleraient sur Google et Microsoft une fois que vous avez activé la synchronisation :
- Les statuts Bureau et Télétravail ressemblent à des entrées de lieu de travail.
- Les statuts Absent et autres statuts personnalisés seront des événements sur toute la journée.
Simplifier la planification sur différentes plateformes
Dans un environnement de travail hybride, cette fonctionnalité s'avère très utile car elle permet aux utilisateurs de voir leur propre emploi du temps hebdomadaire et celui de leurs collègues. Cela facilite la planification, la réservation, et même les décisions pratiques, telles que l'organisation de réunions à distance ou sur site avec des collègues, en fonction de l'emplacement de l'équipe.
5. Synchronisation des salles de réunion
Vous pouvez soit configurer les salles de réunion manuellement (sans synchronisation), soit les importer depuis Google ou Microsoft.
Si vous souhaitez les configurer manuellement, vous pouvez sauter l'étape 1 et passer directement à l'étape 2. Dans ce cas, l'importation des salles ne sera pas possible.
Étape 1: Configurer la synchronisation du calendrier sur deskbird
- Ouvrez l'application Web deskbird > Allez dans le panneau d'administration > naviguez jusqu'au bas de l'onglet Intégrations > Calendar Sync, comme expliqué ci-dessus (1). Ici, vous pouvez choisir avec quel calendrier synchroniser - Google ou Microsoft calendar; ensuite, suivez les étapes qui apparaissent dans la fenêtre contextuelle.
- Pour activer la synchronisation, vous devez disposer de droits d'administrateur global dans Google/Microsoft ou Azure AD;
Étape 2: Ajoutez des salles de réunions
Ouvrez notre application Web, accédez au panneau d'administration et cliquez sur Étages et espaces.
Ajoutez le nouvel espace à l'étage correspondant, et sélectionnez Salle de réunion comme type d'espace.
Vous pouvez créer une salle de réunion manuellement ou en l'important automatiquement depuis Google ou Microsoft.
🗒️ Remarque : Les modifications ou nouvelles salles de réunion créées dans Microsoft peuvent prendre jusqu'à 48 heures pour s'afficher, en raison de délais du côté de Microsoft.
Importation depuis Google/Microsoft
Avez-vous des salles de réunion dans Google Calendar ou Microsoft ? Après avoir configuré la synchronisation dans la première étape, vous pouvez maintenant importer des salles de réunion en cliquant sur la première option.
Créer des salles manuellement
Si vous préférez les créer manuellement, cliquez sur la deuxième option et ajoutez les détails pertinents, comme dans cette image:
Bien entendu, pour les salles de réunion importées et créées manuellement, vous pouvez modifier le nom, la capacité, la description (facultative), ajouter des niveaux d'accès (par exemple, accès restreint/prioritaire), définir le statut (actif/inactif) et ajouter une photo.
💡 Pour le moment, il n'est pas possible de définir un délai maximum pour les salles de réunion. Cela signifie que les salles de réunion peuvent être réservées pour une période illimitée et ne sont pas soumises à la limite du délai maximum défini pour les autres types de ressources dans le panneau d'administration.
Pour savoir comment réserver une salle de réunion, cliquez ici.