deskbird facilite la planification de votre semaine. Que vous soyez au bureau, en télétravail ou ailleurs, vous pouvez définir votre statut manuellement ou automatiser votre planning avec les Préférences hebdomadaires.
- Planifier manuellement
- Planification à la demi-journée
- Planifier avec les préférences hebdomadaires
- Planifier pour d'autres utilisateurs
- Personnaliser les statuts de planning
- Suivre ses collègues
1. Planifier manuellement
Si votre entreprise a activé le module Planning, vous pouvez mettre à jour votre statut quotidien directement dans votre Fil d’actualité.
- Accédez à l’onglet Planning. Il s’ouvre par défaut à la connexion.
- Cliquez sur un jour (ex. Aujourd’hui ou Demain).
- Sélectionnez le statut souhaité :
- Bureau
- Télétravail
- Absent
- Déplacement pro
- Autre
🔧 Remarque : Ces options peuvent être personnalisées par votre entreprise. Si le module Bureaux est activé, sélectionner Bureau vous invitera à réserver une place pour ce jour.
2. Planification à la demi-journée
La planification à la demi-journée permet aux utilisateurs de mieux organiser leur journée en choisissant soit la première, soit la deuxième moitié de journée pour définir leur statut et réserver un bureau. Cette fonctionnalité garantit que les politiques de travail hybride et les rapports s’adaptent en conséquence. Une fois activée, les utilisateurs peuvent définir deux statuts différents pour une même journée – « Première moitié » et « Deuxième moitié ». Si un bureau est réservé uniquement pour une demi-journée, le statut est automatiquement mis à jour. Les lieux de travail dans le calendrier et les réservations sont ainsi toujours à jour.
- Options de statut demi-journée : Activez l’option Half day lors de la planification
- Politiques hybrides : Définissez si les demi-journées comptent pour 0,5, 1 ou sont exclues
- Mise à jour des analyses : Les tableaux de bord du personnel affichent désormais les données à la demi-journée, avec un filtre
- Synchronisation calendrier : Les statuts demi-journée sont synchronisés avec les lieux de travail du calendrier
- Compatibilité mobile : Fonctionne entièrement sur iOS et Android
Configuration
Les administrateurs peuvent activer ou désactiver la planification à la demi-journée pour tous les utilisateurs via Admin > Effectifs > General setup. Une fois activée :
- Définissez le milieu de journée (ex. : 13h00) sous Admin > Configuration du bureau > Paramètres de bureau
- Cette heure définit le point de séparation de la journée – elle influence les créneaux de réservation et le suivi de présence
💡 La synchronisation HRIS pour la planification à la demi-journée sera bientôt disponible pour Personio et HiBob. D’autres suivront.
3. Planifier avec les préférences hebdomadaires
La fonction Préférences hebdomadaires permet de définir automatiquement votre planning récurrent semaine après semaine.
💡 Cette fonctionnalité est disponible à partir du forfait Desks Business, ou avec les forfaits Workforce Business & Enterprise.
- Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en bas à gauche.
- Sélectionnez Vos préférences.
- Choisissez un statut pour chaque jour de la semaine (lundi à vendredi).
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos préférences.
🗓️ Votre planning sera généré automatiquement jusqu’à 2 mois à l’avance.
🛠️ Vous pouvez le modifier à tout moment.
🚫 Les week-ends (samedi et dimanche) ne sont pas encore pris en charge.
4. Planifier pour d'autres utilisateurs
Les administrateurs et managers peuvent planifier la semaine de travail d'autres utilisateurs (individuellement ou par groupes) afin d'assurer une coordination fluide.
- Accédez au module Planning et ouvrez l’onglet Aperçu collègues.
- Utilisez le menu déroulant pour filtrer par Tous, Suivis ou un groupe.
- Une fois un groupe ou un utilisateur sélectionné, choisissez les statuts pour chaque jour : Bureau, Télétravail, Déplacement pro, etc.
- Cliquez sur Enregistrer pour valider. Si les notifications sont activées, les personnes concernées recevront un e-mail.
- Vous pouvez également ajouter une note avant d’enregistrer.
📣 Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les leads ou responsables d’équipe souhaitant anticiper les présences.
5. Personnaliser les statuts de planning
Les administrateurs peuvent demander à personnaliser les statuts disponibles pour refléter les modes de travail de votre entreprise. Par exemple : renommer « Bureau » en « Siège » ou ajouter « Déplacement client » ou « Travail sur site ».
Pour toute demande, contactez-nous à l’adresse : support@deskbird.com. Notre équipe vous aidera à configurer les statuts personnalisés.
💡 Les statuts personnalisés s’appliquent à toute l’organisation et peuvent être gérés par le support deskbird en collaboration avec vos administrateurs.
6. Suivre ses collègues
Vous souhaitez savoir quand vos collègues préférés sont au bureau ou en télétravail pour organiser votre semaine ? La fonction Suivre ses collègues permet de consulter leurs plannings en un clin d’œil.
- Cliquez sur un jour dans votre Fil d’actualité.
- Un panneau latéral affiche les collègues planifiés sur site.
- Si vous ne suivez encore personne, cliquez sur Suivre ses collègues pour commencer.
- Cliquez sur l’icône ⭐ à côté d’un nom pour le suivre. L’étoile devient violette.
- Utilisez les filtres pour rechercher par fonction (ex. Premier secours, Responsable incendie).
- Passez de l’onglet Tous à Suivis selon votre besoin.
Vous pouvez aussi basculer vers l’onglet Aperçu collègues pour visualiser leur planning semaine par semaine.
🖼️ Astuce : Ajoutez une photo de profil pour rendre votre feed plus lisible.
💡 Remarque : En fonction des paramètres de confidentialité, certains collègues peuvent ne pas être visibles.