In den Büro-Einstellungen, befinden sich die Buchungseinstellungen mit den folgenden Abschnitten:
- Maximale Vorlaufzeit
- Allgemeine Buchungseinstellungen für Nutzer und Gäste
- Check-in
- Synchronisierung von Meetingraumkalendern
1. Maximale Vorlaufzeit
Verschiedene Unternehmen haben oft unterschiedliche Richtlinien darüber, wie weit im Voraus verschiedene Mitarbeitergruppen eine Ressource buchen können. Beispielsweise benötigen Administratoren und persönliche Assistenten möglicherweise die Möglichkeit, Schreibtische und Parkplätze weiter im Voraus zu reservieren als reguläre Mitarbeiter.
Die Einstellung für die maximale Vorlaufzeit ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie viele Tage im Voraus Ressourcen pro Büro und Benutzerrolle gebucht werden können, wobei x die Anzahl der von Ihnen festgelegten Tage ist.
2. Allgemeine Buchungseinstellungen für Nutzer und Gäste
Administratoren können Buchungsregeln anpassen, um eine organisierte und effiziente Nutzung der Ressourcen sicherzustellen.
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Buchungslimits: Legen Sie Einschränkungen fest, sodass Mitarbeiter mit den Rollen „Benutzer“ und „Gruppenmanager“ nur einen Schreibtisch und einen Parkplatz pro Tag buchen können, um eine faire Ressourcenzuweisung zu gewährleisten.
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Anonyme Buchungen: Erlauben Sie Nutzern, anonym zu buchen, sodass ihre Namen bei den Buchungen nicht angezeigt werden. Administratoren und Manager können diese Buchungen jedoch weiterhin einsehen, um die Aufsicht zu gewährleisten.
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Gastbuchungen: Bestimmen Sie, welche Benutzerrollen die Berechtigung haben, Ressourcen für Besucher des Büros zu buchen, um einen reibungslosen und geordneten Prozess für die Betreuung von Gästen sicherzustellen.
3. Check-in
Du kannst deine bevorzugte Check-in Methode festlegen. Diese Optionen stehen zur Auswahl:
✅️ Kein Check-in: User müssen nicht einchecken, wenn sie ins Büros kommen.
✅️ Einfacher Check-in: Mit dieser Einstellung können User einchecken, indem sie entweder auf den Button in ihrer Web / MS Teams / mobilen App klicken oder indem sie den QR-Code vom ausgewählten Schreibtisch mit der Kamera ihres Smartphones (nicht der deskbird App) scannen. Wenn sie mittels QR-Code einchecken, werden sie automatisch zur Check-in Seite weitergeleitet, falls sie diesen Schreibtisch bereits gebucht haben.
✅️ QR-Code Check-in: User können nur einchecken, indem sie den QR-Code mittels der deskbird App scannen. Um am Tag der Buchung einzuchecken, müssen sie in ihrer Buchungsübersicht auf "Check-in" klicken (neben "Check-in" ist ein kleines QR-Code Symbol abgebildet). Die Kamera öffnet sich, und sie können den QR-Code scannen, um einzuchecken.
💡 Bitte beachte: User können den QR-Code immer mit der Kamera ihres Smartphones scannen, unabhängig von der gewählten Check-in Methode (auch wenn die Check-in-Option deaktiviert ist). Wenn sie auf den Deep Link klicken, werden sie auf die Buchungsseite des jeweiligen Schreibtisches innerhalb der deskbird App weitergeleitet und können die Buchung dort mit einem Klick bestätigen.
4. Synchronisierung von Meetingraumkalendern
Die Synchronisierung von Meetingräumen ermöglicht es, dass du deinen Google oder Outlook-Arbeitskalender mit deskbird verknüpfst. Um mehr über die Google und Microsoft Kalender Synchronisierung zu erfahren, klicke hier.
In diesen Einstellungen lässt sich auch die Privatsphäre dieser Meetings anpassen, zum Beispiel, wenn du nicht möchtest, dass die Details der Besprechung für andere User angezeigt werden.
* Es handelt sich hier um eine optionale Funktion, die nur für deskbird Business und Enterprise Kunden verfügbar ist. Um diese Funktion zu aktivieren, kontaktiere bitte unser Customer Success Team unter success@deskbird.com.