Dein Human Resources Information System (HRIS) über Merge zu integrieren, ist eine effiziente Lösung, um die Verwaltung von Usern und Usergruppen in deskbird zu automatisieren. Die Integration eignet sich besonders für Organisationen, die kein SCIM nutzen, aber trotzdem einen nahtlosen Prozess für die Benutzerbereitstellung und -deaktivierung brauchen.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick
- Automatisierte Benutzerverwaltung: Neue User werden direkt angelegt, während User, die das Unternehmen verlassen oder inaktiv werden, automatisch deaktiviert werden.
- Dynamische Gruppenverwaltung: Deine Organisationsstruktur (Teams, Abteilungen, Kostenstellen) wird automatisch in deskbird synchronisiert.
- Zuordnung von Manager-Beziehungen: Direkte Manager-Beziehungen werden in deskbird importiert, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen - besonders nützlich für Bestätigungsprozesse für Hybrid-Work-Regeln.
- Integrierte Abwesenheitserfassung: Optional werden die Abwesenheiten von Mitarbeitenden synchronisiert, um einen präzisen Überblick über die Verfügbarkeit deiner Belegschaft zu erhalten.
Unterstützte HRIS-Systeme
Hier ist eine Liste an HRIS-Systemen, die aktuell für die Synchronisierung von Abwesenheiten und Organisationsstrukturen unterstützt werden. Bitte wende dich an deinen Customer Success Manager (CSM) für detaillierte Informationen zu deinem spezifischen HRIS oder falls dein HRIS hier nicht gelistet ist. Eine Anleitung zum Einrichten der Integration findest du in der verlinkten Merge-Dokumentation.
- ADP Decidium
- ADP Workforce Now
- Bamboo HR: OAuth - API-Schlüssel
- Breathe
- Charlie
- Darwinbox
- Factorial
- Hibob
- HR Works
- Lucca
- People HR
- Personio:
- Personio
- Sage HR
- SAP SuccessFactors
- UKG Pro Workforce management
- Workday: System-User - OAuth
Bevor du loslegst
- Stelle sicher, dass du ein aktives Abo für das Enterprise-Paket von Desks oder Workforce oder für das eigens hierfür vorgesehene Add-on "User & Data Management" hast.
- Lege einen API-Schlüssel für dein HRIS-System mit den notwendigen Berechtigungen an.
Erforderliche Berechtigungen
Die API-Integration deines HRIS muss über Berechtigungen für den Zugriff auf folgende Daten verfügen:
- Wesentliche Benutzerattribute: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Benutzerstatus (aktiv/inaktiv).
- Optionale Attribute: Profilbilder, Informationen zu Vorgesetzten, Team, Abteilung, Kostenstelle oder weitere organisatorische Gruppenzugehörigkeiten.
Einrichtung am Beispiel von Personio
- Navigiere in Personio zu Einstellungen → Integrationen → API-Zugangsdaten
- Erstelle eine benutzerdefinierte Integration mit der Bezeichnung "deskbird User- und Gruppensynchronisierung"
- Erteile eine Leseberechtigung für:
- Mitarbeitende (für Benutzerbereitstellung)
- Organisationseinheiten (für die Gruppensynchronisierung)
- Abwesenheiten (optional für Abwesenheitsmanagement)
- Stelle sicher, dass die erforderlichen Attribute (E-Mail, Vorname, Nachname, Status, Letzte Aktualisierung) ausgewählt sind
- Zu den optionalen Attributen gehören:
- Vorgesetzte (wenn du direkte Manager-Beziehungen in deskbird synchronisieren möchtest)
- Team (wenn du Teams als Gruppen in deskbird anlegen möchtest)
- Abteilung (wenn du Abteilungen als Gruppen in deskbird anlegen möchtest)
- Kostenstelle (wenn du Kostenstellen als Gruppen in deskbird anlegen möchtest)
- Speichere deine Einstellungen und bewahre deine generierte Kunden-ID sowie den API-Schlüssel sicher und vertraulich auf.
Konfiguration in deskbird
- Gehe im deskbird Admin-Portal zu Integrationen und wähle die HRIS-Synchronisierung aus.
- Aktiviere die Synchronisierung der "Organisationsstruktur" und wähle aus den verfügbaren Optionen deinen HRIS-Anbieter aus.
- Gib deine API-Zugangsdaten ein und durchlaufe die Schritte der geführten Konfiguration.
Ergebnisse der Synchronisierung
- User:
- Neue Mitarbeitende in deinem HRIS erscheinen automatisch in deskbird.
- Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen oder inaktiv werden, werden automatisch in deskbird deaktiviert.
- deskbird erkennt und verwaltet bestehende User während der initialen Synchronisierung durch einen Abgleich der E-Mail-Adressen.
- Gruppen:
- Bilde die Organisationsstruktur aus deinem HRIS automatisch in deskbird ab.
- Daten werden kontinuierliche aktualisiert mit Verweis auf das HRIS als Quelle.
- Manager-Beziehungen:
- Werden automatisch synchronisiert, um reibungslose Workflows zu unterstützen.
Bekannte Stolperfallen
- Einige HRIS-Anbieter unterstützen möglicherweise keine übergeordneten oder verschachtelten Gruppen.
-
Die Synchronisierung von Profilbildern ist bei bestimmten HRIS-Anbietern eventuell nicht verfügbar.
Weitere Unterstützung
Für eine detaillierte Anleitung, die auf deinen HRIS-Anbieter zugeschnitten ist, schau bitte in die offizielle Merge-Dokumentation oder wende dich direkt an unseren deskbird-Support.