Schluss mit dem mühsamen Versand von Einladungen über verschiedene Plattformen und der Koordinierung von internen und externen Teilnehmenden. Bei jedem Event in einem Meetingraum können Admins jetzt sowohl interne und auch externe Teilnehmende einladen und Video-Konferenz-Links generieren und einfügen, sodass nicht mehr in der letzten Minute nach dem richtigen Link gesucht werden muss.
1. Interne und externe Teilnehmende einladen
Beim Erstellen eines Events in einem Meetingraum können die Organisierenden andere Teilnehmende direkt über deskbird einladen. Diese Funktion erleichtert nicht nur die Organisation von Meetings, sondern stellt auch sicher, dass alle Teilnehmenden die notwendigen Details wie Datum, Uhrzeit und Ort des Meetings per E-Mail erhalten.
Sollte der Termin geändert werden, erhalten alle Teilnehmende eine Benachrichtigung per E-Mail und der Termin wird auch im Kalender aktualisiert.
Interne Teilnehmende
Die Organisierenden können interne Mitarbeitende aus der Userliste auswählen, indem sie deren Namen eintippen.
Externe Gäste
Organisierende können die E-Mail-Adresse der Gäste eingeben. Ähnlich wie bei Buchungen für Gäste, gelten jene Personen als Gäste in unserem System, die eine andere Domain verwenden als die, die in deinem Unternehmen genutzt wird. Wenn zum Beispiel die E-Mail einer internen Teilnehmenden von deskbird ameliaroy@deskbird.com ist, kann die eines Gastes leojames@gmail.com lauten.
Teilnehmende außerhalb deines Unternehmens erhalten eine E-Mail-Einladung mit Informationen über den Ort und Zeitrahmen des Meetings.
Sichtbarkeit und Check-In
Derzeit sehen nur Organisierende die Events in ihren Buchungen. Teilnehmende können sie stattdessen in ihrem Kalender einsehen, im Abschnitt „Alle Meetingräume". Ebenso können nur Organisierende für das Meeting einchecken, sofern der Meetingraum einen Check-In vorsieht.
2. Video-Konferenz-Links
Beim Erstellen eines Termins in einem Meetingraum haben die Organisierenden sowie Admins jetzt die Möglichkeit einen zugehörigen Video-Konferenz-Link zu generieren. Dieser Link kann mit allen Teilnehmenden geteilt werden, sodass sie virtuell am Meeting teilhaben können.
Diese Funktion ist mit Microsoft Teams und Google Meet kompatibel, dank unserer Integration mit beliebigen anderen Anbietern, sodass Organisierende einen Link vom Anbieter ihrer Wahl hinzufügen können. Video-Konferenz-Links, die über deskbird oder einem externen Meetingraum-Kalender erstellt wurden, werden automatisch miteinander synchronisiert.
Nachdem die Organisierenden die Details des Meetings festgelegt haben, können sie die Art des Video-Konferenz-Links, welchen sie hinzufügen möchten, wählen:
1. Falls dein Unternehmen eine Integration mit Microsoft oder Google hat, kannst du wählen, den entsprechenden Link hinzuzufügen. Ansonsten wähle „Andere“ und füge einen Link eines externen Anbieters (z.B. Zoom) hinzu, indem du den Link einfügst.
2. Wenn die Meetingräume manuell hinzugefügt wurden oder nicht mit externen Anbietern synchronisiert sind, können Organisierende „Andere“ wählen und den Link des Anbieters ihrer Wahl einfügen.
3. Im Anschluss klickst du auf „Buchung bestätigen" und erst danach wird der entsprechende Video-Konferenz-Link hinzugefügt.
Wenn Teilnehmende oder Organisierende virtuell am Meeting teilnehmen möchten, können sie dies direkt über den deskbird Kalender, indem sie auf „Jetzt teilnehmen" klicken.
Falls ein Video-Konferenz-Link hinzugefügt wurde, erhalten Teilnehmende auch eine Einladung per E-Mail für das Meeting.
💡 Sobald ein Video-Konferenz-Link erstellt wurde, kann dieser nicht mehr aus dem Meeting entfernt werden.