Jetzt kannst du dein HRIS (Human Resource Information System, deutsch: Personalinformationssystem) mit deskbird integrieren. Dadurch trackt ihr Abwesenheiten leichter und Analyticsdaten sind präziser.
- Abwesenheiten schnell und einfach erfassen
- Unterstützte HRIS-Tools
- Überblick
- Integration einrichten
- Sichtweise der User
- Abwesenheiten schnell und einfach erfassen
Derzeit tracken User, die deskbird und ein HRIS-Tool nutzen, ihre Abwesenheitstage auf beiden Plattformen. Das führt zu erhöhtem Aufwand und potenziellen Dateninkonsistenzen. Unsere neue HRIS Integration optimiert diesen Prozess, indem Abwesenheiten (Krankheits- und Urlaubstage) automatisch aus HRIS in deskbird übertragen werden und im Planen-Bereich als Status zu sehen sind. User sparen dadurch Zeit und Admins erhalten eine hohe Datenqualität für Workforce- und Büro-Analytics.
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Unterstützte HRIS-Tools
Unsere Integration erfordert keine Unterstützung von Developern, sondern lässt sich nahtlos mit den folgenden HRIS-Tools verbinden: UKG • ADP • Factorial • BambooHR • Personio • SAP Success • PeopleHR • HiBob • BreatheHR • Charlie • Lucca.
Verwendest du ein anderes HRIS-Tool und möchtest dieses mit deskbird verbinden? Kontaktiere hier bitte unser Support Team und wir überprüfen, ob eine Integration mit diesem Tool möglich ist.
💡 Derzeit ermöglicht die Integration von People HR in deskbird nicht, den Mutterschaftsurlaub automatisch auf deskbird zu synchronisieren. Administratoren müssen 'Abwesend' auf deskbird manuell auswählen.
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Überblick
💡 Genehmigte Abwesenheiten (Krankheits-, Urlaubs- oder andere Abwesenheitstage, die in deinem HRIS gekennzeichnet sind) werden automatisch in deskbird’s Week Planning Modul angezeigt. In deskbird übertragene Abwesenheiten führen dazu, dass der Arbeitsort auf „Abwesend“ geändert wird und existierende Buchungen für diesen Tag und User automatisch storniert werden.
💡 User können ihren Abwesenheitsstatus nur eingeschränkt ändern. Möchten sie ihre Abwesenheit stornieren, müssen sie dafür ihr HRIS-Tool verwenden. Die Änderung wird in deskbird automatisch richtig aktualisiert und der Status wird für diesen Tag zurückgesetzt. So wird die Datenkonsistenz gewährleistet.
💡 Wir verstehen, dass User in manchen Situationen eine Buchung tätigen müssen, obwohl sie eine Abwesenheit in ihrem HRIS-Tool eingetragen haben (z.B. wenn sie nur einen Halbtag abwesend sind). In solchen Fällen bieten wir Usern die Flexibilität, neue Buchungen in deskbird zu erstellen, während ihr Status weiterhin als „Abwesend“ angezeigt wird.
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Integration einrichten
- Die Integration kann im deskbird Admin-Portal im neuen „Integration“-Bereich konfiguriert werden, der für globale Admins zugänglich ist. Um die Integration einzurichten, wähle dein HRIS-Tool aus und gib deine API-Anmeldedaten ein. Diese können in deinem HRIS-Tool generiert werden.
- Sobald du dein HRIS-Tool ausgewählt und die API-Anmeldedaten erfolgreich eingegeben hast, erfolgt eine erste Synchronisierung der Abwesenheitsdaten. Bitte beachte, dass diese Synchroniserung einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Du kannst nebenbei trotzdem andere Aufgaben erledigen. Die Synchronisierung läuft im Hintergrund weiter.
- Während der ersten Synchronisation werden alle zukünftigen Abwesenheiten und alle genehmigten Abwesenheiten (einschließlich der Abwesenheiten der letzten drei Monate) aus dem HRIS-Tool erstellt und an den jeweiligen Tagen in deskbird synchronisiert.
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Sichtweise der User
User sehen in der deskbird Web App und der mobilen App im persönlichen Feed und der Kollegenansicht, ob ihr Status über das HRIS-Tool geändert wurde.
Sie erhalten auch Benachrichtungen per E-Mail, wenn ihr Status aufgrund der HRIS-Integration geändert wurde. Möchten Sie keine Benachrichtigungen erhalten, können Sie sich davon abmelden.
Gruppenmanager:innen, Manager:innen, Büro-Admins und Admins haben die Möglichkeit, den synchronisierten Status von Usern in ihrer jeweiligen Gruppe einzusehen. Das gewährleistet Transparenz und erleichtert die Koordination.