Die User-Einstellungen im Admin Portal haben viele verschiedenen Funktionen. Schauen wir sie uns mal an:
1. User
Als Admin kannst du im User Tab Folgendes:
- Neue User einladen, sie zu User-Gruppen hinzufügen und ihnen Einladungen per E-Mail schicken (optional)
💡 User können sich jederzeit per E-Mail registrieren und sie werden anhand ihrer Domäne erkannt. Das System erkennt ihre Domäne automatisch und sendet ihnen eine Verifizierungs-E-Mail. Deine Domäne wird vor Missbrauch durch Personen außerhalb deiner Organisation geschützt.
Wenn du diese Funktion deaktivieren möchtest, kontaktiere bitte deinen zuständigen Customer Success Manager.
- Erfahre mehr über einen User oder passe seine Info an, indem du auf den User klickst.
Du kannst hier ein Profilbild hinzufügen und seinen Vornamen, Nachnamen, Rolle und Status ändern.
Du kannst einen User auch deaktivieren oder ihn von der aktiven User Base löschen.
2. Usergruppen
Du kannst User manuell oder automatisch hinzufügen, indem du deskbird mit Azure AD verknüpfst.
2.1 Gruppe manuell erstellen
Öffne in einem ersten Schritt unsere Web App und klicke auf Admin.
Klicke unter User-Einstellungen auf Usergruppen, um Gruppen zu erstellen.
Indem du auf Gruppe hinzufügen in der oberen rechten Ecke klickst, kannst du individuelle Gruppen innerhalb deines Unternehmens erstellen, z.B. HR, Finance, Sales, etc.
Hier kannst du einen Gruppennamen und Gruppenmitglieder hinzufügen, sowie einen Gruppenmanager festlegen. Gruppenmanager können dann die Woche planen und Schreibtische für ihre zugewiesenen Teammitglieder buchen.
Um eine Usergruppe zu löschen, klicke auf den roten Löschen Button in der oberen linken Ecke. Dadurch löscht du eine Usergruppe in unserer App, aber nicht in Azure.
Um eine Usergruppe vollständig aus deiner Datenbank zu löschen, musst du Azure öffnen, die Usergruppe auswählen, die du löschen möchtest, und anschließend mit der deskbird App synchronisieren.
Wusstest du, dass du auch Untergruppen in Usergruppen bilden kannst?
Dies kann hilfreich sein, wenn ein Team in deinem Unternehmen, z. B. Finance, auch Teil eines größeren Departments, z. B. Business, ist. Die User, die den Untergruppen hinzugefügt werden, sind natürlich auch Teil der übergeordneten Gruppe.
Du musst lediglich die untergeordnete Gruppe per Drag & Drop unter die übergeordnete Gruppe ziehen. Die Hierarchie der Gruppen ist leicht zu erkennen:
Jetzt hast du erfolgreich eine Gruppe erstellt und kannst die Mitglieder, wann auch immer du es benötigst, bearbeiten. Hurra!
2.2 Usergruppen von Azure importieren
Um User von Azure AD zu importieren brauchst du sowohl in deskbird als auch im Azure Active Directory (AD) globale Admin Rechte. Du kannst Usergruppen von Azure AD importieren und synchronisieren (optional) oder manuell eine Gruppe hinzufügen.
Gehe dazu zur Übersicht der Usergruppen (Admin Portal > User-Einstellungen > Usergruppen) und wähle Importieren aus Azure AD aus. Melde dich mit deinen Microsoft Admin Zugangsdaten an.
Du kannst jetzt auswählen, welche Usergruppen aus Azure AD importiert werden sollen. Bitte beachte, dass dies nur die Gruppen importiert und User nicht automatisch aus diesen jeweiligen Gruppen zuweist. Wenn sich User mit MS SSO registrieren, kannst du auf Usergruppen mit Azure AD synchronsieren klicken. Danach werden sie zu ihren jeweiligen Usergruppen hinzugefügt.
In diesem Abschnitt in der Web App kannst du auch Folgendes machen:
- Die Detailseite der Gruppe sehen, wenn du auf eine Usergruppe klickst
- Die Hierarchie deiner Organisation per Drag & Drop von Unter-Usergruppen neu festlegen
- User zu bestehenden Usergruppen hinzufügen bzw. sie aus diesen entfernen
Super! Da du jetzt deine Usergruppen erstellt hast, kannst du auch ihre Woche für sie planen. Um herauszufinden, wie das geht, klicke hier.