Planen

Mit deskbird lässt sich ganz einfach planen, wo du an welchem Tag arbeitest. Egal ob im Büro, im mobilen Arbeiten oder anderswo – du kannst deinen Status manuell setzen oder mit wöchentlichen Präferenzen automatisieren.

1. Manuell planen
2. Halbtagesplanung (halber Tag)
3. Mit Wochenpräferenzen planen
4. Für andere planen
5. Statusoptionen anpassen
6. Kollegen folgen

1. Manuell planen

Wenn das Planungsmodul in deinem Unternehmen aktiviert ist, kannst du deinen Tagesstatus direkt über den Persönlichen Feed setzen.

• Wechsle zum Tab Planen – dieser wird standardmäßig geöffnet.
• Klicke auf einen beliebigen Tag, z. B. Heute oder Morgen.
• Wähle deinen gewünschten Status:
  • Büro
  • Mobiles Arbeiten
  • Abwesend
  • Geschäftsreise
  • Urlaub

🔧 Hinweis: Diese Optionen können von deinem Unternehmen angepasst werden. Wenn das Desks-Modul aktiviert ist, wirst du bei Auswahl von Büro automatisch zur Platzbuchung weitergeleitet. 

2. Halbtagesplanung

Die Halbtagesplanung gibt Nutzern mehr Flexibilität, ihren Tag präziser zu planen, indem sie entweder die erste oder zweite Tageshälfte für ihren Status und ihre Schreibtischbuchungen auswählen können. Hybrid-Work-Regeln und Reportings werden dabei automatisch angepasst. Nach Aktivierung können zwei Status am selben Tag gesetzt werden – „Erste Tageshälfte“ und „Zweite Tageshälfte“. Wird ein Arbeitsplatz nur für eine halbe Tageshälfte gebucht, passt sich der Status automatisch an. 

• Statusoptionen für Halbtage: Schalte Halber Tag beim Planen ein
• Hybrid-Work-Regeln: Lege fest, ob Halbtage mit 0.5, 1 oder gar nicht angerechnet werden
• Analytics-Update: Workforce-Dashboards enthalten nun auch Halbtagsdaten mit Filteroption
• Kalender-Sync: Halbtagesstatus wird mit dem Kalender-Arbeitsort synchronisiert
• Mobile ready: Vollständig unterstützt auf iOS und Android

Einrichtung

Admins können Halbtagesplanungen für alle User unter Admin > Workforce > Allgemeine Einstellungen aktivieren oder deaktivieren. Nach Aktivierung:

• Definiere die Tagesmitte (z. B. 13:00) unter Admin > Büro­konfiguration > Büro-Einstellungen
• Diese Uhrzeit bestimmt, wie der Tag in zwei Hälften geteilt wird – und beeinflusst Buchungszeiträume und Anwesenheitsregeln

💡 Die HRIS-Synchronisation für Halbtagsplanung ist in Vorbereitung für Personio und HiBob. Weitere Anbieter folgen.

3. Mit Wochenpräferenzen planen

Desks Business und höher

Mit wöchentlichen Präferenzen kannst du deinen Arbeitsstatus für jeden Wochentag (Montag bis Freitag) im Voraus definieren.

💡 Diese Funktion steht ab dem Paket Desks Business, bzw. bei Buchung von Workforce Business & Enterprise zur Verfügung.

• Klicke unten links auf dein Profilbild oder deine Initialen.
• Wähle Deine Präferenzen.
• Wähle den gewünschten Status für jeden Wochentag aus.
• Klicke auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.

🗓️ Die Planung wird bis zu 2 Monate im Voraus erstellt.
🛠️ Du kannst deine Präferenzen jederzeit anpassen.
🚫 Samstag und Sonntag werden derzeit nicht unterstützt.

4. Für andere planen

Admins und Manager:innen können die Wochenplanung auch für andere User oder ganze Gruppen übernehmen – perfekt für Teamkoordination.

• Wechsle im Bereich Planen auf den Tab Kollegen neben dem Persönlichen Feed.
• Wähle oben im Dropdown Alle, Gefolgt oder eine definierte Gruppe.
• Nach Auswahl öffnet sich die Wochenübersicht. Du kannst für jeden Tag Status wie Büro, Mobiles Arbeiten oder Geschäftsreise festlegen.
• Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen. Falls Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten die betroffenen Kolleg:innen eine E-Mail.
• Optional kannst du vor dem Speichern eine Notiz hinzufügen.

📣 Diese Funktion ist besonders hilfreich für Teamleads und People Manager, die proaktiv planen möchten.

5. Statusoptionen anpassen

Admins können individuelle Statusbezeichnungen anfordern, um eure Arbeitsmodelle besser abzubilden – z. B. „Kundentermin“, „Außendienst“ oder das Umbenennen von „Büro“ in „Headquarter“.

Bitte kontaktiert support@deskbird.com, um Änderungen zu besprechen. Unser Team hilft gern bei der Umsetzung.

💡 Individuelle Statusoptionen gelten organisationsweit und werden durch den Support in Absprache mit euren Admins gepflegt.

6. Kolleg:innen folgen

Mit der Funktion Kollegen folgen siehst du auf einen Blick, wann deine Lieblingskolleg:innen im Büro oder remote sind.

• Klicke auf einen beliebigen Tag im Persönlichen Feed.
• Im Seitenpanel siehst du, wer ins Büro geplant ist.
• Noch niemanden abonniert? Klicke auf Kolleg:innen folgen, um zu starten.
• Klicke auf ⭐ neben einem Namen, um zu folgen. Lila Stern = aktiv gefolgt.
• Filtere nach Büro-Funktionen (z. B. Ersthelfer:in, Brandschutzhelfer:in).
• Wechsle zwischen den Tabs Alle und Gefolgt.

Du kannst auch zum Tab Kollegen wechseln, um die Wochenansicht deiner gefolgten Kolleg:innen zu sehen.

🖼️ Tipp: Lade ein Profilbild hoch, um deinen Feed übersichtlicher zu gestalten.

💡 Hinweis: Abhängig von den Datenschutzeinstellungen deines Unternehmens sind eventuell nicht alle Kolleg:innen sichtbar.